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【仕事ハック】Dropboxに「プロジェクト作業中フォルダ」を作るメリット【連載全3回/第1回】 〜「PC複数台での作業」〜

大人気のオンラインストレージサービス「Dropbox」ですが、みなさん使っていますか?私は進行中のプロジェクトデータすべてをDropboxに置いています。Dropboxにデータを置くことで、どんなメリットがあるのでしょうか?3回に分けて連載をしていきたいとおもいます。まずは第1回目「PC複数台での作業」をテーマにお話ししたいと思います。

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詳細は以下に

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Dropboxを使う理由とは?

私は仕事のメインマシンはMacBook Pro(early2008)を使っています。それ以外にMacBook Airと予備機に Power Mac G5、WinXPマシン(Lenovo)を使っていて、各マシンにDropboxのクライアントアプリをインストールして、常にデータの同期を取っている状態にしています。そこまでする理由は「PC複数台での作業」が前提ということと、直帰の作業中データのバックアップという意味もあります。

PC複数台でプロジェクト作業をする人にはオススメです

私は通常、MacBook Proで仕事をしていて、できあがったデザインデータのチェックにpdfをつかってやりとりをしています。その際に、Dropbox上で作業中の仕事データを置いておけば、作業しているファイル(InDesignやIllustrator)の直下にpdfを作成することで、pdfができあがったら即座にすべての同期しているマシンにpdfデータが作成されることになります。

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こんな風に作業中のInDesignデータの直下にpdfデータを作成


そのpdfデータをコンテキストメニューで「Dropbox」→「Get Shareable Link」と選択すればブラウザが立ち上がり、データのプレビューとダウンロードリンク先のURLが作成されます。これをメールやskypeチャットなどにコピー&ペーストしておき、あとはクライアントにリンク先からデータをダウンロードして頂ければOKです。

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共有したいファイルを選択して、コンテキストメニューで選択

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どちらかのURLをコピー&ペーストする


Dropboxに作業中のデータを置いておき、普通に作業をしているだけで、クライアントアプリを入れたマシンすべてにデータが同期保存されることになります。たとえばデスクトップマシンで仕事をしていて、急に出かけることになった場合でも、MacBook ProなどのノートPCを立ち上げておけば、自動でデータの同期がされていますので、そのままMacBook Proを外に持ち歩いても、仕事の続きをスムーズに進めることが可能です。


そして出先で時間が空いたときや移動時間の際に、こんなことをやっています。

  ✓RGBからCMYKに変換するPhotoshopのドロップレットを作っておき、空き時間に画像変換をしておく。

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Dockにおいていてもいいし、使いやすい場所に

  セブンイレブンのネットプリントサービスを使って、クライアントからのラフや原稿、指示書をプリントアウトして、外で打ち合わせをする。その際に注意点などを原稿のテキストデータやEvernoteなどに追記や書き込みをしておく。


ネットプリント

使用するには初期設定が必要です。



mzi.ksriasgo.75x75-65.jpgnetprint 1.0.3App
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.1.2 以降が必要
カテゴリ: ビジネス 価格: 無料
更新: 2010/10/04

Dropboxを使用する際のデメリット(連載全般に共通)

セキュリティの問題

メールなどにダウンロード先のリンクを張るときは、そのメールを他の誰かに見られれば、盗み取られること可能性がないとはいえません。その他にはDropboxはWebサービスでもあるので、IDとパスワードを盗まれれば、同期しているデータの中身を閲覧される可能性があります。しかし、Dropboxに限らず、ネット経由でのデータのやりとりすべてにおいてIDとパスワードが他人に盗まれる可能性があるので、マメにパスワードを更新するなど、普段からセキュリティに対して気を配っておく必要があります。「パスワードを変えるのが面倒」「パスワード管理が面倒」という方には「1Password」という、Mac、Win、iPhone、iPad向けのパスワード管理アプリがありますので、こちらを使って管理をしてみてはいかがでしょうか?「1Password」はまた改めて、詳しく紹介したいと思います。

1Password

Mac、Windows共に販売されています。


1Password Pro 3.5.5(¥1,700)

iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.1 以降が必要

1Password Pro 3.5.5
カテゴリ: ユーティリティ
価格: ¥1,700 App
更新: 2011/01/20

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データが重い場合、同期に時間がかかる

クラウドサービスにおいて1番ネックになるのが、データの同期時間がかかるということです。テキストデータなど、軽いデータは問題ないのですが、ポスター用に使うような解像度が高めのデータの場合、ものによっては容量が500MBといったデータが支給されることもあります。そういったデータの場合は、あらかじめデータをダウンロードするときに確認しておいて、仕事用のマシンでも直接ダウンロードしておくか、もしくは重いデータのみ、ファイル共有で直接データをコピーしておいた方がいいと思います。
基本は「同期したいマシンは起動し続けておいてデータを自動同期させ、重いデータはファイル共有でコピーする。」この点を気をつけていれば、いつでも最新のデータ同期環境が整います。

まとめ

いかがでしたか?いつでもどのマシンでも、最新データが同期されている環境にすると、どこでも作業ができるのでプロジェクトの進行具合がいつも以上に進めることが可能になります。普段つまらないと思っているルーティンワークや単純作業が、こういった仕組み作りを考えながらやってみると、ルーティンワークや単純作業をやるのが楽しくなってきます。そして、さらなる改善をしようとすると「いつもと違った思考パターンを取り入れてみよう」と思い始めますので、ぜひ、普段つまらないと思っているタスクや仕事がある場合には、こういったおいしそうな「調味料」を加えてみてください。普段の生活がきっとワクワクし始めますよ!

次回は「データのシェア」をテーマについてお話ししたいと思います。お楽しみに!

Dropbox 1.3.1App
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.1 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: 無料
更新: 2010/11/11
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杏珠(あんじゅ)
1972年生まれ。東京都八王子出身・中野区在住。デジタル機器やデジタルサービスを駆使して、いつでもどこでも人生を謳歌する「デジタル寅さん」として活動中。デジタルの楽しさを知ってもらうためのデジタルサポートを行っています。 その他にはグラフィックデザイナー、料理や食を通じてコミュニケーションを楽しむ研究をしている「食と心の研究家」としても活動。料理コミュニティ「キッチン男子部」の顧問も。