そのタスク管理ページ、毎回「新規」で作ってません？｜UpNote固定リンク運用のすすめ

私は普段、UpNoteを使ってタスク管理をしています。

毎日のタスク管理をはじめ、ブログ執筆、中長期プロジェクト、ChatGPTとのやり取りなど、用途ごとにさまざまなノートを使っています。

そんな中、以前は必要になるたびにテンプレートを呼び出し、新しいノートを作るのが当たり前でした。

「今日のタスク」
「今日のブログ作業」
「今日のプロジェクトメモ」

こんな感じで、何も考えずに毎回新しいノートを作っていたんです。

でも、ある日ふと思いました。

「これ、毎回”新規”で作る必要あるのかな？」

今回は、そんな疑問から始まった私の「固定リンク運用」について紹介したいと思います。

UpNoteの機能紹介というよりも、「運用を少し変えただけで、毎日の作業が驚くほどラクになった」という体験談です。

“何も考えず”新しいノートを作っていた頃

以前の私は、何か管理したいことが増えたら、とりあえず新しいノートを作っていました。

例えば、

・タスク管理
・ブログ執筆
・調査・アイデアメモ
・プロジェクト管理

などです。

もちろん、新しいノートを作ること自体は数秒で終わりますが、その数秒が毎日積み重なると意外と面倒なんですよね。

毎回、こんな感じの流れを繰り返していました。

1.ノートを作る
2.タイトルを付ける
3.テンプレートを適用する
4.必要なノートブックへ移動する
5.ノートへのリンクをコピーする
6.リマインダーやスティッキーズなどへ貼り付ける

当時はそれが当たり前だったので、特に疑問を持つこともありませんでした。

地味だけど確実にストレスだったこと

困っていたのは、新しいノートを作ることではありません。

「今使っているノートはどれだっけ？」

これに尽きます（笑）。

テンプレートから作成したノートは、ぱっと見ではほとんど同じです。

タイトルを確認したり、場合によってはノートの中身を開いたりしながら、目的のノートを探していました。

▲ズラッと並んだノート…どれが目的のノートなのか？と絶望する瞬間です（笑）

さらに、新しいノートを作るたびに、そのノートへのリンクも毎回コピーし直さなければなりません。

私はUpNoteだけでなく、リマインダーやスティッキーズなどからも目的のノートへアクセスしているため、この貼り替え作業が意外と手間でした。

一つひとつは数秒です。
でも、その数秒が積み重なることで、作業を始める前から余計なストレスを感じていました。
これが意外とバカにならないんです（笑）。

あとになって気付いたのですが、メインで使うメモアプリをEvernoteからApple標準のメモアプリへ乗り換えた時に作った運用を、そのままUpNoteへ持ち込んでいただけでした。

自分なりに試行錯誤を重ねたこともあり「これが一番いいんだ」と思っていた方法だったので、深く考えずに続けていたんです。

今振り返ると、「もうちょっとどうにかなったでしょ？」と言いたくなりますが、その頃は本気で「これが正解」だと思っていました。

…うん、まぁ、しゃーない（笑）。

固定リンク運用との出会い

そんなある日、UpNoteの「ノートへのリンク」を使っていて、あることに気付きました。

「毎回新しいノートを作るから、リンクも毎回変わるんだ。」

だったら“逆”のことをすればいいんだ…と。

▲この「ノートへのリンク」が、固定リンク運用のきっかけになりました

同じノートを使い続ければ、リンクは変わりません。
その瞬間、頭の中で点と点がつながりました。

「えっ……今まで毎回リンクを貼り替えてたけど、同じノートを使えばそのままでいいじゃんね？」

当時を振り返ると、本当にこんな感じでした（笑）。

毎日のタスク管理で必要なのは、新しいノートではありません。
私に必要だったのは、「チェックリストがリセットされた状態」だったんです。

つまり、新しいノートを作る必要はなく、中身だけを差し替えればいい。
そう考えて試しに運用してみたところ、思っていた以上に快適でした。

そして、その時ようやく気付いたんです。
ストレスの原因はUpNoteではなく、「新しいツールを使い始めたのに、以前のツールで身についた運用を、そのまま続けていたから」ということに。

このことに気付いた瞬間は、本当に脳汁がドバーっと出るくらいテンションがアガりましたね（笑）。

現在の運用方法

今は用途ごとに「入口ノート」を一つだけ用意しています。

例えば、

・タスク管理
・作業ログ
・ChatGPT運用
・プロジェクト管理

などです。

そして、その入口ノートへのリンクを、普段使う場所へ配置しています。

必要になったら、そのリンクを開くだけ。
入口ノートは毎回作り直さず、同じノートを使い続けています。

もちろん中身は更新しますが、入口となるノートは固定です。
そのため、ノートへのリンクも変わらないので、リマインダーやスティッキーズへ貼ったリンクも、そのまま使い続けられます。

▲リマインダーアプリに、作成したノートへのリンクを差し込んでおけば、直接指定したノートを開くことができます

ちなみに、この「固定リンク運用」へ切り替えるにあたって最初に試したのは、毎日使うタスクリストでした。

実際に使い始めてみると、

「これこれ！これでいいんだよ！」
「もうノートのリンクを貼り替えなくていいんだ。」

という快適＆開放感だったのを、今でもよく覚えています（笑）。

そこから少しずつ、プロジェクト管理やChatGPTのログ管理など、ほかの用途にも広げていきました。

思った以上に快適だった

この運用に変えてから、一番変わったのは「作業を始めるまでの流れ」です。

以前は、

1.ノートを作る
2.テンプレートを適用する
3.必要ならタイトルを修正する
4.必要なノートブックへ移動する
5.ノートへのリンクをコピーする
6.リマインダーやスティッキーズなどへ貼り付ける

だったのが今では、

1.入口ノートを開く
2.中身をテンプレートで差し替える
3.必要ならタイトルを修正する

この3つになります（笑）。

時間にすると数秒から数分程度の差かもしれません。
でも、それを毎日積み重ねると、思っていた以上に大きな違いなんですよね。

何より、「準備」がほとんどなくなったことで、思い立ったらすぐ本来の作業へ取り掛かれるようになったのが一番大きな変化でした。

固定リンク運用が向いているもの

もちろん、すべてのノートを固定化するわけではありません。

例えば、

・日報
・日記
・議事録
・作業ログ

のように、一つひとつの記録を残すことが目的のものは、新規作成の方が向いています。

一方で、

・タスク管理
・プロジェクト管理
・情報整理
・作業ハブ
・進捗管理

のように、何度も同じ場所へ戻ってくる用途とは、とても相性が良いと感じています。

あんじゅの思うトコロ

今回の運用変更で気付いたのは、「なんでも新しいノートを作ればいいわけじゃない」ということでした。

自分にとって一番大切なのは、ノートを増やすことではなく、「必要な情報へ、迷わずたどり着ける環境を作る」ことです。

そして、もう一つ気付いたことがあります。

新しいツールを使い始めても、以前のツールで身についた使い方を、そのまま続けてしまうことは意外と多いということです。

私も、Apple標準のメモアプリ時代の運用を、そのままUpNoteへ持ち込んでいました。
だからこそ、固定リンク運用に気付いた時の衝撃は大きかったんだと思います。

最近は便利な使い方やツール紹介の情報を目にする機会が本当に増えました。
もちろん、それらはとても参考になります。

その一方で一番大切なのは「誰かの最適解」をそのまま真似することではなく、「今の自分にとっての最適解」を見つけることではないでしょうか。

私は便利な機能を探すことも好きです。でも、それと同じぐらい、

「本当にこの方法って、今の自分にとって最適解なのかな？」

と、自分の思い込みを疑ってみることも大切にしています。

今回の固定リンク運用も、「現時点の私」にとってはとても快適な方法です。

ただ、周りの環境や自分の考えも常に変化していくと思うので、この運用もきっと変わっていくとは思いますが、現時点の私にとってはこれが「最適解」かな…と。

今回紹介した固定リンク運用は、今ではリマインダーやショートカット、スティッキーズとの連携、ChatGPTのログ管理などにも応用しています。

これらについては、それぞれ別の記事で紹介していく予定です。

もし毎回同じようなノートを新しく作っているなら、一度「固定して使い続ける」という考え方をぜひ試してみてください。

思っている以上に、毎日の作業がラクになるかもしれません。

それでは、また。